Een duidelijk HR-beleid in 3 stappen

Auteur: Vic Verdonck van BEYOE

Wie werkt met personeel, weet dat medewerkers vaak met vragen zitten waar je soms zelf niet onmiddellijk een antwoord op weet. HR behoort immers niet altijd tot de expertise van de zaakvoerder. Hoe zorg je er dan voor dat werknemers snel een antwoord krijgen op hun vragen en duidelijk weten wat ze van jou en het bedrijf mogen verwachten? Ik vat in drie stappen samen hoe je een transparant HR-beleid kunt uitstippelen.

Stap 1: ontwikkel en verspreid een werknemershandboek

Conflicten kan je nooit vermijden, maar ze zijn ook niet onoverkomelijk. Communiceer duidelijk naar je werknemers toe wat je van hen verwacht. Zo beperk je verwarring en frustraties proactief tot een minimum. Leg heldere richtlijnen vast voor medewerkers om onnodige problemen te vermijden. Zo kunnen zij zich ook beter focussen op hun kerntaken.

Een organisatiehandboek kan je zien als een handleiding met spelregels voor je organisatie en werknemers. Wat is aanvaardbaar en gewenst gedrag? Welke maatregelen worden er getroffen bij het niet naleven van bepaalde regels? Een dergelijk handboek kan waardevol zijn bij eventuele discussies. Wanneer een werknemer bijvoorbeeld geen verlof meer heeft, kan je verwijzen naar de verlofrichtlijnen in het handboek. Het vraagt even een inspanning om alles op papier te zetten, maar het is het wel waard.

Neem zeker volgende aspecten op je in werknemershandboek:

• Gedragscode
• Beleid voor interne en externe communicatie
• Beleid voor ongewenst gedrag
• Loonbeleid
• Aanwervings- en ontslagbeleid
• Erkenningsbeleid: hoe worden uitzonderlijke prestaties van medewerkers beloond en hoe geef je klanten en collega's erkenning?

Stap 2: organiseer regelmatig functioneringsgesprekken

Door regelmatig de prestaties van je team te evalueren, toon je dat je wil investeren in je mensen en hun persoonlijke groei. Plan dit in op regelmatige tijdstippen. Dat biedt twee belangrijke voordelen:

1. Je houdt de vinger aan de pols wat vooropgestelde doelstellingen betreft;
2. Je kan zo inzetten op wenselijk gedrag en bijsturen waar nodig. Gedrag bepaalt immers voor een groot deel of en hoe doelen worden bereikt.

Ik geef je enkele tips om succesvolle check-ins en evaluatiegesprekken te organiseren:

• Vraag regelmatig aan je medewerkers hoe het met hen gaat. Zo ontwikkel je een open communicatiecultuur waardoor zij ook leren en/of durven feedback te geven
• Zet vooral in op positieve feedback, zeker voor de punten waar je graag verbetering zou zien. Zo bouw je vertrouwen én zelfvertrouwen op bij je medewerker en is de kans groter dat de bedrijfsdoelen worden gehaald
• Moedig ook de leiddinggevende aan om vooral de sterktes en bijdrages van werknemers te benadrukken tijdens evaluatiegesprekken.

Stap 3: creëer een werknemersontevredenheidsbeleid

Een werknemersontevredenheidsbeleid, het is een hele mond vol, maar wel een heel interessante om in je bedrijf te implementeren. Met een dergelijk beleid bied je een platform voor je medewerkers om hun bezorgheden te uiten. Een goeie manier om te voorkomen dat deze bezorgdheden uitgroeien tot problemen.

Hoe pak je een werknemersontevredenheidsbeleid aan?

1. Duid een vertrouwenspersoon aan bij wie werknemers terecht kunnen om hun zorgen uit te spreken en die de bezorgdheden behandelt.
2. Stippel uit welke stappen werknemers kunnen nemen om hun bezorgdheden te rapporteren.
3. Onderzoek alle klachten en geef elke medewerker even veel aandacht.
4. Documenteer het volledige onderzoek en rapporteer tijdig aan je medewerker over de stand van zaken.
5. Neem dit beleid op in het werknemershandboek en stimuleer medewerkers om er gebruik van te maken.
6. Hanteer een opendeurpolitiek: bedank je medewerker om zijn bezorgdheden te delen en feedback te geven. Beloof dat je het probleem verder opvolgt en er alles aan zal doen om de zorg weg te nemen. Zo toon je aan je team dat je er voor hen bent en hen waardeert als individu, niet enkel als collega.

Een goed HR-beleid is dynamisch

Een uitgestippeld, neergeschreven HR-beleid betekent niet dat je over álles transparant moet zijn. Je kan hier en daar ook minder gedetailleerd zijn, bijvoorbeeld inzake loonbeleid. Een sterk handboek zorgt er vooral voor dat er minder ruimte is voor interpretatie en je duidelijk kunt maken welk gedrag je van je werknemers verwacht.

Vergeet ook niet dat een HR-beleid een dynamisch instrument is, aangezien de noden van je onderneming en van je werknemers kunnen evolueren. Evalueer geregeld en stuur bij waar nodig. Dat zal de werknemerstevredenheid en het welzijn op de werkvloer alleen maar verbeteren.

Veel succes!