Feedbackgesprekken voor meer betrokkenheid

Auteur: Bart Menschaert van HR Power

Veel ondernemers zijn ook werkgevers en werken met mensen. Mensen die gelukkig willen zijn op het werk en iets willen kunnen bijdragen. Ze willen het gevoel hebben dat ze iets betekenen voor de organisatie. En er zijn heel wat factoren die aan dat ‘geluk op de werkvloer’ bijdragen. Goede feedbackgesprekken zijn daar één van.

Organiseer gestructureerde gesprekken op gestructureerde momenten

Feedbackgesprekken zijn er niet alleen om medewerkers op de vingers te tikken als er iets verkeerd is gelopen, maar ook om de positieve dingen te benadrukken. Organiseer daarom bijvoorbeeld jaarlijks een feedbackgesprek dat zowel door jou als de werknemer wordt voorbereid. Geef de medewerker op voorhand een aantal vragen en laat duidelijk merken dat het een open gesprek wordt, waarbij ook jij feedback wil krijgen op jouw manier van werken. Zo creëer je openheid en stel je je toegankelijk op.

Dergelijke vragen kunnen zijn:

• Voel je je goed op het werk? Waarom wel, waarom niet?
• Zie je zaken veranderen en voel je je daar goed bij?
• Zijn er elementen die een impact hebben gehad op mijn prestaties?
• Zijn er dingen in het bedrijf die jij anders zou doen?

De tijd van eenzijdige feedback is immers voorbij. Opbouwende kritiek moet langs beide kanten mogelijk zijn, maar het moet uiteraard wel op een respectvolle, beleefde manier worden gebracht. Door werknemers de kans te geven om verbeterpunten binnen het bedrijf aan te geven, voelen ze zich betrokken en zal dit ook hun motivatie verhogen.

Geen voorbereiding, geen gesprek!

Zelf help ik ondernemers om dergelijke feedbackgesprekken te voeren en dan stel ik heel duidelijk: geen voorbereiding, geen gesprek! Beide partijen moeten hier de nodige tijd voor nemen om zo een wederzijds respect te creëren. Door hier als leidinggevende strikt in te zijn, voelt je medewerker dat jij het gesprek echt belangrijk vindt.

Naast het jaarlijkse feedbackgesprek zijn er tussendoor voldoende informele gespreksmomenten waarbij je even kunt polsen naar hoe het met je medewerkers gaat. Veel organisaties vormen deze informele gesprekken tegenwoordig om tot maandelijkse feedbackgesprekken van een half uurtje, waarbij er informatie wordt uitgewisseld. Zo kan je snel bijsturen voor lopende projecten, positieve bijdragen vermelden en verbeterpunten benoemen. Noteer belangrijke informatie die ze je op die momenten vertellen en hou dit zorgvuldig bij. Zo kan je er nog eens op terugkomen tijdens het jaarlijkse formele feedbackgesprek, ook vaak functioneringsgesprek of groeigesprek genoemd. Het jaarlijks gesprek is een ideaal moment om minder in detail te gaan over specifieke projecten, maar om over de algemene samenwerking, opleidingsnoden en ambities te spreken.

Door ook acht te slaan op de kleine zaken die ze je vertellen, toon je dat je met hen begaan bent en dat ook de kleine dingen voor jou belangrijk zijn. Doe dit consequent en creëer in een mum van tijd een feedbackcultuur waar open communicatie de norm wordt.

Wees niet té gul met complimenten

Complimenten zijn altijd fijn, maar doe het niet zomaar. Geef complimenten enkel als ze verdiend zijn: als iemand zich onderscheidt, dan mag dat gezegd worden. Een eerlijk compliment motiveert mensen. Hetzelfde geldt voor het toestaan van uitzonderingen. Ook in een bedrijf is het geven en nemen, wees niet bang om dit uit te spreken. Als je merkt dat werknemers op een bepaald moment niet begrijpen waarom X iets wel mag en Y niet, leg het dan uit. Misschien is X wel flexibeler dan Y en blijft hij of zij soms wat langer om iets af te werken, terwijl Y precies de verwachte uren presteert. Dan is het normaal dat X uitzonderlijk eens vroeger naar huis mag of langer middagpauze kan nemen en Y niet. Durf dat te benoemen.

Feedbackgesprekken zijn misschien wel dé belangrijkste tool om betrokkenheid, motivatie en zingeving op de werkvloer te creëren. Wil je hier als werkgever graag ondersteuning bij? Neem een kijkje op www.hr-power.be.