Hoe spannend mijn eerste event was

Auteur: Phebe D'hondt (25) van Overondernemers.be en www.phebedhondt.be

Overondernemers.be bestaat ondertussen zes maanden en ik krijg haast dagelijks de vraag wat mijn doel is met het platform. Aangezien ik ook nog voltijds in loondienst werk en die job heel graag doe, bleef ‘dat ultieme doel’ ook voor mij maandenlang een groot vraagteken. Ik was gewoon al blij dat ik iets kon doen met mijn passie voor schrijven en interesse in ondernemers en hun verhalen.

Toen ik begon te merken dat het concept vernieuwend bleek te zijn en veel mensen het echt begonnen te volgen, wist ik dat het niet zomaar een zijprojectje kon blijven. Dus werk ik nu volop aan dat vijfjarenplan dat ik lange tijd niet op papier kreeg. Ondertussen weet ik welke activiteiten ik met Overondernemers.be over vijf jaar zeker wil aanbieden. Eén daarvan is eigen events organiseren.

Soms moet je er niet té lang over nadenken

Aanvankelijk dacht ik dat mijn eerste event er zou komen na mijn eerste jaar, omdat ik tegen dan al wat volgers en naambekendheid zou hebben opgebouwd. Tot ik in gesprek was met een ondernemer die concreet op zoek was naar een evenement waar ze over één bepaald thema zou kunnen sparren met andere ondernemers uit andere sectoren. Het was een idee waar ik zelf ook al mee speelde. Die concrete vraag heeft mij onmiddellijk aangezet tot actie. Vier dagen later was de zaal geregeld en gingen de eerste uitnodigingen voor de eerste editie van ‘Ondernemers onder elkaar’ alvast de deur uit. Het thema werd ‘Werknemers’.

Ik ben iemand die normaal gezien altijd die mentale voorbereiding nodig heeft: ik stel mezelf een bepaalde tussendoel voorop en streef daar dan naar om dán pas in actie te schieten en iets nieuws te introduceren. Maar soms hoeft dat helemaal niet. Als je merkt dat er vraag is naar iets wat jij voor de toekomst had ingepland, probeer het dan gewoon (maar neem geen grote risico’s). Wat is het ergste dat er kan gebeuren?

Ik had wel sneller meer reacties verwacht

Toegegeven, ik had verwacht dat er sneller inschrijvingen zouden komen. Ik had het concept van het event immers op voorhand bij enkele ondernemers gepitcht en iedereen was erg enthousiast. Het evenement werd bovendien meer dan zes weken op voorhand aangekondigd, dus ik dacht dat veel mensen het nog wel in hun agenda zouden krijgen op die manier.

Voor mij leek dertig aanwezigen een ideale opkomst. Ik was dan ook wat hoogmoedig en was er bijna van overtuigd dat ik onmiddellijk twintig deelnemers bij elkaar zou kunnen krijgen. Niets was minder waar. De eerste week had ik een vijftal inschrijvingen, en dat nam toe met ongeveer twee per week. In die zes weken tijd waren er ook twee weken waarin ik helemaal geen nieuwe inschrijvingen ontving. Dus moest ik mijn verwachtingen bijstellen. Ik ging voor minimum twaalf deelnemers om het concept te doen slagen. Vijftien was nog beter geweest en twintig perfect. Het werden er achttien, dus al bij al was ik best tevreden en achteraf gezien was dertig veel te veel geweest voor dit type evenement.

Ik heb zeer weinig in mijn marketing geïnvesteerd

Ik hoor van veel collega-ondernemers dat het verdomd moeilijk is om een event vol te krijgen en dat is ook zo. Heel vaak worden er grote marketingbudgetten tegenaan gegooid. Ik denk dat dat inderdaad nodig is, zeker voor events waar bijvoorbeeld externe sprekers, de zaal en catering betaald moeten worden. Die kosten maak je dan sowieso, of er nu veel of weinig inschrijvingen zijn.

Natuurlijk had ik ook vaste kosten: ik heb een grote vergaderzaal gehuurd en er was koffie, water, thee en wat ontbijtkoekjes. Er waren geen externe sprekers en ik had ook weinig materiaal nodig. Ik liet wel speciaal een grotere hoeveelheid notitieblokjes maken, uiteraard ook voor mijn toekomstige events. Al bij al viel dat voor mij dus bijzonder goed mee, zeker omdat ik alles nog alleen kon organiseren.

Ik heb in eerste instantie vooral mijn eigen netwerk aangesproken, veel posts op mijn sociale media ingepland en slechts twintig euro geïnvesteerd in een Facebookadvertentie ‘om te kijken wat het zou geven’. Het leverde me wel twee inschrijvingen op, maar dat was een gelukstreffer, want zo’n klein bedrag op Facebook stelt tegenwoordig niks meer voor.

Conclusie: wanneer ik veel meer inschrijvingen zou moeten hebben om uit mijn kosten te geraken of omdat dat gewoon zo zou moeten volgens het concept van een event, dan zou ik wel veel meer geld investeren in publiciteit. Want van alle mensen die echt interesse hadden in mijn eerste thema-event heeft nog geen 10% zich ook daadwerkelijk ingeschreven.

Stel bij elk evenement een evaluatieformulier op

Het event was geslaagd. Ik had een kleine presentatie opgesteld en zorgde ervoor dat het verloop van de brainstormsessies vlot verliep. Ik had op voorhand een evaluatieformulier opgesteld met een viertal open vragen, zodat ik achteraf tips kon krijgen om het concept nog te verfijnen. Ik kreeg zeer positieve reacties en constructieve feedback. Sommige dingen weet je pas wanneer je het probeert, en dat was bij mij niet anders. Ik plaatste bijvoorbeeld mensen met één werknemer bij ondernemers met twaalf werknemers en dat was enerzijds leerrijk en anderzijds toch ook minder interessant, want het is een volledig andere mindset. De volgende keer werk ik met subthema’s waar mensen zich vooraf voor kunnen opgeven, zodat de gesprekken nog veel relevanter worden.

Bij grotere events is het moeilijker om deelnemers ter plaatse een formulier te laten invullen, maar dan kan je dat altijd achteraf doen door middel van een online vragenlijst.

Op naar het volgende event!

Ik kijk nu al uit naar mijn volgende event. Ik weet dat ik me met deze eerste editie heb kunnen bewijzen, want uiteraard zijn veel mensen wat afwachtend omdat ik nog niet zo lang bezig ben met Overondernemers.be. Nu heb ik positieve referenties en felicitaties gekregen online, waardoor ik meer geloofwaardigheid heb opgebouwd. Het volgende event zal dan ook wellicht doorgaan in september, maar ik denk nog even na of het een tweede editie van ‘Ondernemers onder elkaar’ wordt met een nieuw thema, of dat het een nieuw concept wordt.

Welk soort event zou jou kunnen interesseren? Een thema-event of bijvoorbeeld speeddating, of misschien wel een seminarie met een goede spreker? Shoot!