Waarom een goede planning essentieel is voor een ondernemer

Auteur: Elisa Vergote, structuurcoach bij Ludens

Maak jij al een planning op? Doe je dit op dagelijkse of wekelijkse basis? Volg je deze dan ook daadwerkelijk? Ik vertel je graag waarom een goede planning cruciaal is en hoe je eraan begint.

Leef niet in de waan van de dag

Kort samengevat, als je niet gaat plannen, leef je steeds in de waan van de dag. Dan ga je op korte termijn denken en je taken daarop richten (het zogenaamde ‘brandjes blussen’). Je kent het wel: een klant moet bijv. snel geholpen worden, er is een technische fout die meteen moet worden opgelost of een deadline komt steeds dichterbij.

Wat er dan bij veel ondernemers niet gebeurt, is werken ‘aan’ hun bedrijf. Met werken ‘aan’ je bedrijf, bedoel ik de visie, de strategie, de taken die wel belangrijk zijn maar niet dringend, zoals bijv. financiële doelen bepalen, je marketingstrategie bepalen of het automatiseren van je klantenprocessen. Daartegenover staat dan werken ‘in’ je bedrijf, namelijk de operationele taken zoals je klanten helpen of facturen betalen.

Maak bewust tijd om aan je bedrijf te werken

De ‘niet-dringende-maar-belangrijke’ taken zijn net de taken die essentieel zijn om je zaak te laten groeien. Als je hier niet structureel tijd voor inplant, zal het er simpelweg niet van komen! Belangrijk dus om hier bewust tijd voor in te plannen!

Daarnaast kan een planning je ook meer overzicht en rust geven (je weet immers wat te doen) en je kunt ook beter gaan evalueren (je weet immers precies hoeveel je die week hebt gedaan).

Hoe begin je met plannen?

Ik geef je graag enkele tips:

• Zie plannen als een skill die je moet leren: het zal even duren vooraleer je weet welke planning goed voor jou werkt. Door regelmatig te evalueren en bij te sturen kan je daar achter komen.
• Kies voor één systeem om te plannen en maak een keuze tussen een offline agenda of een online plannertool. Het maakt niet zoveel uit welk systeem je gebruikt, zolang het maar voor jou werkt en je consistent hetzelfde systeem gebruikt. Vermijd dus rondslingerende post-its en notities.
• Vergeet niet om je reis-, voorbereidings-en verwerkingstijd in te plannen voor bijv. een meeting op locatie.
• Plan eventueel reservetijd in als er van jou een hoge flexibiliteit wordt verwacht. Zo zou je elke dag een uurtje kunnen voorzien om onverwachte problemen op te lossen.
• Kun je niet goed inschatten hoe lang een taak duurt? Registreer dan je tijd voor die taak zodat je een ijkpunt hebt en je hier in de toekomst op kunt baseren.

Daarna is het natuurlijk de kunst om ervoor te zorgen dat je deze planning echt gebruikt en je van daaruit aan het werk gaat. In het begin kan dit nog wat onwennig voelen, maar geef deze nieuwe gewoonte even tijd. Zorg dat je planning naast je ligt of open staat op je computer, zodat je er steeds zicht op hebt. Plan ook elke week tijd in aan het begin van de week om je planning op te maken! Een planning kun je op die manier gaan gebruiken als een tool die je meer overzicht, rust en structuur kan geven. Veel succes!