Offboarding is even belangrijk als onboarding

Auteur: Elke Haemelynck van Happy Humans

Dat we vandaag aandacht moeten hebben voor de onboarding van nieuwe medewerkers, vinden we niet meer dan normaal. Maar wat met mensen die het bedrijf verlaten? Hoe gaan we daarmee om? Krijgen zij de ook nodige aandacht?

So long, farewell, auf Wiedersehen

Offboarding, zoals dat in HR-termen heet, wint steeds meer aan belang. Medewerkers die het bedrijf verlaten zijn namelijk dé referentie voor potentiële nieuwe collega’s. Ze beschikken over een netwerk van familie, vrienden en kennissen dat mogelijk interessant kan zijn voor jouw bedrijf: als klant, ambassadeur of als werknemer. Waarom zou je dan geen aandacht besteden aan het vertrek van een medewerker?

Zelfs als de beslissing van jouw kant komt, is het belangrijk om aandachtig te zijn voor de manier waarop een medewerker jouw bedrijf verlaat. Er zijn uiteraard uitzonderlijke situaties, zoals ontslag om dringende reden, waarbij het afscheid op een zakelijke manier wordt afgehandeld. In alle andere gevallen doe je er goed aan om de medewerker met een positief gevoel te laten vertrekken.

Van ex-werknemer tot ambassadeur

In grote bedrijven zien we alumni-communities ontstaan, waar ex-collega’s contact houden en waar ex-werkgevers een platform bieden om dat mogelijk te maken. Er zijn er zelfs die jaarlijks een alumni-event organiseren om zo de band met ex-werknemers sterk te houden en vinger aan de pols te houden over wat leeft in die doelgroep. Als een vertrek op een positieve manier verloopt, en daarom hoef je niet altijd toeters en bellen te voorzien, creëer je een positieve ervaring bij jouw ex-medewerker. En dat is vandaag, in een wereld waar beleving centraal staat, van cruciaal belang.

Checklist voor offboarding

Hoe zorg je er nu voor dat de offboarding even succesvol verloopt als de onboarding? Ik zet graag een aantal tips & tricks op een rijtje:

1. Is er een schriftelijke overeenkomst afgesproken? Moeten er na het vertrek afspraken nageleefd worden, misschien met betrekking tot communicatie met klanten? Zorg dat je dit op papier hebt.
2. Is de exit gecommuniceerd aan het sociaal secretariaat, zodat de laatste payroll kan gebeuren en de nodige documenten opgemaakt kunnen worden?
3. Is er een kennisoverdracht gepland met een collega?
4. Is er een exit-gesprek gepland? Het is altijd interessant om nog een laatste gesprek te plannen zodat lessen geleerd kunnen worden. Iemand die vertrekt zal sneller al eens informele, belangrijke informatie doorspelen die interessant kan zijn om op te volgen.
5. Sluit je de accounts tijdig af? In de praktijk maken we het nog veel te veel mee dat ex-werknemers nog maanden na hun exit toegang hebben tot (belangrijke) tools.
6. Is er een laatste dag afgesproken? Dat maakt het voor alle partijen duidelijk wanneer een afscheidsfeestje, speech of cadeautje kan voorzien worden.
7. Is er aandacht voor die laatste dag? Voorzie je een klein bedankje, een woordje van afscheid of een groot afscheidsfeest? Bedenk dat zoiets best in jouw bedrijfscultuur past en dat rechtstreekse collega’s het altijd leuk vinden betrokken te worden bij dit soort zaken. Veel hangt uiteraard ook af van de reden van vertrek. Zo zal een vertrek naar aanleiding van een pensioen hoogstwaarschijnlijk anders verlopen dan wanneer iemand naar de concurrentie vertrekt.

Als alles correct verloopt én er in goede omstandigheden toch wat aandacht wordt besteed aan het vertrek van een collega, mag je erop rekenen dat die beleving wordt gedeeld in zijn of haar netwerk. Andersom geldt natuurlijk ook. Een slechte ervaring doet natuurlijk ook snel de ronde, met alle gevolgen voor je reputatie van dien.