Hoe creëer je meer tijd voor je core business?

Auteur: Stephanie van Bocxlaer van KMO-facturatie

Elke ondernemer of zelfstandige worstelt weleens met zijn planning en tijdsindeling. Ze moeten zich namelijk niet alleen focussen op hun hoofdactiviteit, maar hebben daarnaast nog tal van bijkomende verplichtingen, zoals hun administratie en facturatie. Dergelijk niet-factureerbaar werk wordt vaak als een last gezien, als een noodzakelijk kwaad dat ze er nog even tussen moeten nemen. Toch kan je extra tijd vrijmaken voor je kerntaken door een efficiënte workflow voor zaken als je administratie te creëren.

Gebruik een facturatieprogramma

Een eerste stap naar meer tijd is het gebruik van een goed facturatiesysteem. Een systeem waarin je een duidelijk overzicht ziet van je gemaakte facturen, wie al betaald heeft, wie een betaalachterstand heeft, wie al een herinnering heeft gekregen, enzoverder. Vaak kan je in dergelijke systemen ook je offertes bijhouden. De tijd van facturen maken in Excel is voorbij. Daar kruipt veel te veel tijd in en een foutje, zoals een dubbel factuurnummer, is zo heel snel gemaakt. Er zijn tal van interessante, betaalbare pakketten op de markt. Bepaal voor jezelf wat je nodig hebt en zoek het systeem dat het beste bij je past.

Creëer een goede workflow

Denk aan een aantal scenario’s en stappenplannen die je in je bedrijf kunt toepassen. Bijvoorbeeld: je verstuurt een offerte naar een potentiële klant.

• Hoeveel tijd geef je deze persoon om te reageren op de offerte?
• Als een reactie uitblijft, ga je hem of haar dan opnieuw contacteren en hoe?
• Wanneer voorzie je dit?

Doe hetzelfde voor je facturatie:

• Hoeveel dagen na het uitvoeren van je werken of diensten stel je je factuur op?
• Wat doe je als deze persoon niet op tijd betaalt?
• Wanneer verstuur je een herinnering?
• Hoeveel herinneringen verstuur je voordat je andere stappen onderneemt?

Ik kan me voorstellen dat je je tijd liever spendeert aan het opmaken van nieuwe offertes, maar laat daarom je facturen niet liggen. Vermijd discussies door sneller te factureren. Zo ben je ook zeker dat je aan alle wettelijke verplichtingen voldoet.

Een stipte opvolging leidt tot betere klantenrelaties

Schrijf je volledige workflow uit, zodat je een handboek hebt dat je consequent kunt toepassen. Ook handig trouwens als je iemand in dienst zou nemen om je administratie te doen of als je je facturatie wil uitbesteden aan bijvoorbeeld een virtual assistant. Door jezelf goed te organiseren en stipt op te volgen, creëer je ten eerste meer gemoedsrust voor jezelf en meer ruimte om goede relaties met je klanten uit te bouwen en je onderneming te doen groeien.

Je kan je workflow en facturatie gerust bijhouden in manuele programma’s zoals Word of Excel, maar zoals eerder gezegd: de foutenmarge is daar veel groter. Kijk of er een softwarepakket is dat aansluit bij je behoeften en verwachtingen. Vaak kan je heel eenvoudig herinneringen instellen, kan je standaardmailtjes toevoegen en kan je overzichtelijke grafieken en dashboards raadplegen. De meeste softwareleveranciers kunnen je een demoversie of een gratis account bezorgen, zodat je het pakket eerst grondig kunt uittesten. Maak daar gebruik van!

Veel succes!