Geslaagde strategiesessie is meer dan inhoud alleen

Auteur: Ann De Vleeschauwer van Hubermont Space

Alle neuzen in dezelfde richting krijgen. Dat is het doel van een strategiesessie en essentieel voor de groei van jouw organisatie. Een hele uitdaging die niet op 1-2-3 geklaard is en vaak meerdere dagen in beslag neemt. Een strategiesessie ontwikkelen, die ook zorgt voor verandering, ontstaat vaak vanuit het management en heeft ook impact op de andere stakeholders. Denk maar aan medewerkers, investeerders en partners die eveneens diezelfde weg moeten volgen.

Change kan leiden tot weerstand

Verandering of ‘change’, zoals dat ook wel eens wordt genoemd, kan zorgen voor opstand en tegenwerking. De deelnemers van de strategiesessie vragen zich af of ze als individu of als team aan de sessie deelnemen. Kies dus een omgeving waarin iedereen zich comfortabel voelt, zowel in groep als individueel. Maar denk daarbij ook eens out-of-the-box en niet enkel aan het theoretische aspect.

Tips voor de juiste locatie

1. De offsite locatie is idealiter een neutrale plaats waar afleiding onmogelijk is. Geen eigen vergaderzaal waar collega’s ongevraagd binnenwandelen om net die ene belangrijke vraag te moeten stellen. Geen zaaltje bij een vriend om de hoek dat voor die dagen snel even werd omgebouwd met beamer en projectiescherm.
2. Zorg voor voldoende ruimte zodat je tijdens jouw sessie kan afwisselen tussen plenaire sessies en workshops in kleinere groepjes. Meerdere break-out rooms om te denken en te schrijven zijn mooi meegenomen.
3. Daarnaast is ook de nabije omgeving van jouw vergaderlocatie belangrijk.  Na het capteren van alle theoretische informatie hebben mensen immers nood aan tijd en ruimte om alles te verwerken. Kies voor een locatie in een natuurrijke omgeving.  Een korte wandeling door de velden en bossen geeft deelnemers opnieuw energie en (letterlijk) zuurstof om aan een nieuwe plenaire sessie te beginnen.
4. Het aspect ‘change’ kan voor spanningsvelden zorgen met een gesprek of discussie tot gevolg en is niet altijd even gemakkelijk op te lossen. Teamactiviteiten kunnen dé oplossing bieden om de onenigheid weg te nemen en het groepsgevoel opnieuw te laten herleven. Minstens één dagdeel van jouw meerdaagse strategiesessie zou hieruit moeten bestaan. Teamactiviteiten kunnen deelnemers uit hun comfortzone nemen waardoor de focus van de strategiesessie wordt verlegd. Anderzijds geeft een teamactiviteit ook inzicht in het gedrag, zowel in groep als individueel. Het zorgt dus voor nuttige informatie voor jouw strategiesessie.
5. Dit alles organiseer je beter niet alleen. Zoals gezegd heeft het impact op de hele organisatie en is het als zaakvoerder of managementteam niet aangeraden dit vanuit eigen naam te initiëren of aan te sturen.  Welke pet zet je dan op? Het zorgt voor een ‘good cop, bad cop’-verhaal.

Door samen te werken met een professionele begeleider creëer je structuur met een duidelijk doel voor ogen. Hij/zij zal als begeleider ook als bemiddelaar optreden om deze sessie met succes te beëindigen. Door rekening te houden met bovenstaande aspecten zal je merken dat zowel jouw deelnemers als jijzelf deze strategiesessie zullen aanvangen met meer gemoedsrust en een open visie.

Nood aan een professioneel georganiseerde strategiesessie in een inspirerend, ontspannen kader? Neem een kijkje op www.hubermont-space.com.