Ontdek alle netwerkevenementen tijdens de zomer en het najaar!

ONTDEKKEN
Financieel
  • 18 february
  • 2020
  • 3 minuten om te lezen
  • Francis De Bruyne

Facturen innen is meer dan de telefoon nemen


Een onbetaalde factuur innen is misschien wel een van de minst leuke dingen aan ondernemen. Het is zelden een telefoontje waar je naar uitkijkt om te doen, en soms eindigt het ook in een ronduit lastig gesprek.

 

Maar onthoud één stelregel: als klanten het gevoel hebben dat ze opgevolgd worden, dan verloopt het innen meestal vlotter en betalen ze vaker spontaan. Ze willen een telefoontje immers liever vermijden.

 

Hoe pak je dit aan? Eenvoudig, hou alle facturen met hun vervaldatum goed bij in een lijst, Excel of specifieke software. Vervolgens maak je een reminder flow aan en voer je deze gedisciplineerd uit. Bijvoorbeeld:

 

 

Vervaldatum

Actie

Boodschap

+1

Email

Overzicht openstaande facturen

+14

Email

Herinneren dat er facturen meer dan 14 dagen voorbij de vervaldatum zijn

+17

Telefoon

Vragen of de herinnering goed is aangekomen en of er problemen zijn om te betalen

+30

Email

Streng herinneren dat er facturen meer dan 30 dagen voorbij de vervaldatum zijn

+33

Telefoon

Uitleggen dat de facturen moeten betaald worden en wat de volgende stappen zijn bij niet-betaling

+45

Aangetekend schrijven

Uitleggen dat de facturen moeten betaald worden en wat de volgende stappen zijn bij niet-betaling

+60

Overdracht dossier

Naar advocaat of kredietverzekeringsmaatschappij

 

Drie extra tips bij deze opvolgingsflow:

  1. Je kan een overzichtje van de openstaande facturen ook sturen op één dag vóór de vervaldag in plaats van één dag erna.
  2. In de flow kan je ook aanduiden wie de actie onderneemt als je medewerkers hebt. Vanaf dag +30 geef ik altijd mee dat je als zaakvoerder zelf moet emaillen en bellen.
  3. Stuur in de e-mails per herinnering ook mee welke bijkomende kosten de klant mag verwachten na deze e-mail. Natuurlijk moet je goed nagaan of bijkomende kosten vermeld worden in jouw algemene voorwaarden en of in jouw factuurvoorwaarden.

Dit is echter enkel aanmanen, ook wel ‘dunning’ genoemd. Credit management gaat veel verder. Laat ons hiervoor beginnen met de vraag: waarom zou een klant onze factuur niet betalen?

Er bestaan grosso modo drie redenen die we het vaakst zien terugkeren:

  1. Andere prioriteiten (te druk, vergetelheid, administratieve nonchalance)
  2. Niet tevreden (de werken zijn niet volledig, verkeerd, er is een klacht)
  3. Slechte wil (kwader trouw, financiële moeilijkheden)

 

Reden 1: andere prioriteiten

Dit komt helaas vaak voor, maar de klant het gevoel geven dat hij of zij opgevolgd wordt, volstaat vaak. De kans op niet-betaling is hier behoorlijk klein. Je let er wel best op dat je de relatie niet verzuurt omdat een klant het even te druk heeft.

 

Reden 2: niet tevreden

Hier loop je het risico een trouwe klant te verliezen. Medewerker 1 ontvangt de klacht terwijl medewerker 2 aan het bellen is om de factuur te herinneren. De klassieker binnen ondernemingen met groeipijnen, waar de interne organisatie niet optimaal meer verloopt.

 

Reden 3: slechte wil

Hier is het hem allemaal om te doen. Je volledige credit management moet georganiseerd zijn rond dit klein percentage klanten. Plan for the worst, hope for the best!

Een volledige credit management policy is aan te raden. Maar start gewoon eens met je in te beelden dat je voor de rechter staat! Het énorme belang van Algemene en/of Factuurvoorwaarden staat buiten kijf. Wist je bijvoorbeeld dat je reeds op de voorzijde van de factuur moet vermelden dat ze op de factuur staan? Verwijzen naar de voorwaarden op jouw website is niet geldig.

Een laatste tip: als je herhaalverkopen hebt, volg dan goed de snelheid van betaling op bij jouw klanten. Zie je het aantal dagen groter worden, dan is er waarschijnlijk iets aan de hand.

 

 

Veel succes bij het innen!

Gerelateerde artikels


Financieel
  • 281
  • 3 minuten
Blijf financieel gezond, ook in crisistijden
Financieel
  • 827
  • 4 minuten
Boekhouding: verticale analyse van de resultatenrekening
Financieel
  • 471
  • 6 minuten
"Elke ondernemer heeft sparringpartner nodig"
Financieel
  • 441
  • 2 minuten
Boekhouding: horizontale analyse nuttig voor elk bedrijf