5 tips voor efficiënter time management
Auteur: Geraldine Huybrechts van b-iconic
Als ondernemer heb je te maken met heel wat taken en rollen die je te vervullen hebt waardoor je soms het bos niet meer door de bomen ziet. Ik deel graag enkele tips voor meer focus en efficiënt tijdgebruik.
Je tijd en energie is beperkt. Wat is belangrijk, wat is urgent, wat brengt je vooruit? Wat kan je uitbesteden?
TIP 1: Agendaplanning & time management
Neem op vrijdag- of zondagavond even de tijd om de komende week voor te bereiden en creëer mentale rust. Welke meetings staan er op de agenda en is er voldoende ruimte voorzien tussendoor? Wat zijn de prioriteiten en welke zaken zijn minder belangrijk? Die laatste kan je misschien verplaatsen, zodat er meer ruimte vrij komt voor de deadlines waar je echt niet omheen kunt.
Zorg voor een goede tijdsmarge op je ingeplande zaken. Vaak komt de ingeschatte tijd immers niet overeen met de tijd die je effectief nodig hebt.
Kijk ook verder dan een week vooruit en ga na welke projecten, taken en meetings je de komende maand nog op je bord krijgt. Ook ‘sport’, ‘familie’ of ‘me-time’ verdienen een plekje in je agenda. Je fysieke batterij is immers de basis om goed en gezond te functioneren, kortom, tijd voor jezelf maken is heilig.
TIP 2: No FOMO please
Elke week worden we om de oren geslagen met uitnodigingen voor uiteenlopende (exclusieve) events. Je kunt nu eenmaal niet overal op ingaan. Beslis voor jezelf of een bepaald event je écht vooruit zal helpen. Wat is het doelpubliek? Is dit evenement mijn tijd en energie waar? Ken jezelf en laat je niet meeslepen door marketingstunts en FOMO (fear of missing out). Durf ook nee zeggen. Luister naar je intuïtie en vertrouw op de keuzes die je maakt.
TIP 3: Schakel alle notificaties uit
We worden voortdurend afgeleid door allerlei meldingen, van de ‘ping’ van een nieuwe e-mail tot een binnenkomende telefoonoproep. Onze hersenen houden er niet van om van de hak op de tak te functioneren. Multitasking bestaat écht niet.
Wees niet bang om je gsm even op stil te zetten en bepaal zelf wanneer je telefonisch bereikbaar bent. Plan je belmomenten in en maak heldere afspraken met je klanten over hoe en wanneer je bereikbaar bent. Door even offline te gaan kan je je 100% focussen en efficiënter doorwerken aan een project.
TIP 4: Internet is afleiding
Het vraagt wat discipline om niet voortdurend op internet of sociale media rond te surfen, maar de tijd die we verliezen door dergelijke afleiding is niet te onderschatten. Er bestaan apps om je toegang tot sociale media te blokkeren. Kan je de drang toch niet onderdrukken om even online te gaan, doe het dan bewust en bepaal heel duidelijk voor jezelf wat je op dat moment gaat doen.
TIP 5: Batching
Batching is het bundelen van soortgelijke taken, met als gevolg dat je die rompslomp maar 1 keer hebt en je je beter kunt concentreren. Bovendien ervaar je minder mentale vermoeidheid, minder uitstelgedrag, minder stress, en blijf je langer geconcentreerd. Gelijkaardige taken bundelen komt je tijdsindeling én de kwaliteit van je werk ten goede.
Klinken bovenstaande tips gemakkelijker gezegd dan gedaan? Begin dan stap per stap en neem bewust jouw tijd en leven in handen.
