4 tips voor een ijzersterke administratie

Auteur: Stefanie De Neve van Adminster

Administratie, veel ondernemers zien het als een noodzakelijk kwaad, anderen vinden het best nog wel leuk en nog anderen besteden het gewoon uit. Het kan allemaal, maar toch moet je als ondernemer toch een beetje met je eigen administratie bezig blijven. En dan kan je het maar beter zo aangenaam mogelijk maken. Ik geef je graag drie tips voor een sterke en efficiënte administratie.

1. De juiste taak bij de juiste persoon (met de juiste middelen EN vanuit de klant)

Vaak leggen workflows in organisaties overbodige stappen af, ook wel ‘verspilling binnen het proces’ genoemd. Zowel jouw bedrijf als je klant heeft geen baat bij deze tijdvreters. Sta daarom stil bij je ideale klant en de stappen of fases die elk proces kent. Probeer de activiteiten die geen toegevoegde waarde voor de klant creëren zoveel mogelijk te beperken. Wees dus waakzaam bij het definiëren van je workflows en processen:

1. Jouw middelen: zijn de middelen toereikend? Zijn ze voldoende gebruiksvriendelijk?
2. De fysieke locatie: is een fysieke locatie noodzakelijk? Kan de afstand tussen de locaties verminderd worden?
3. De stappen/activiteiten binnen de processen: is elke activiteit binnen een proces noodzakelijk? Brengt ze toegevoegde waarde voor de klant? Kan de activiteit geïnformatiseerd worden of efficiënter worden uitgevoerd?
4. De uitvoerder: zijn alle huidige betrokken rollen nodig? Kunnen verschillende activiteiten worden uitgevoerd door dezelfde persoon? Heeft elke rol voldoende kennis en verantwoordelijkheid?
5. Wat wil je bereiken voor jezelf, jouw bedrijf en voor de klant?

2. Klasseer overzichtelijk

In een onderneming zijn het aantal papieren en documenten die dagelijks verwerkt moeten worden, vaak niet op één hand te tellen. Een duidelijk en efficiënt klassement op maat van je bedrijf is dan ook essentieel. Stel jezelf volgende vragen om je papierwinkel op orde te houden:

• Moet dit document bewaard worden of mag het weggegooid worden?
• Bewaar ik dit document op papier of digitaal?
• Welke structuur of onderverdeling werkt goed voor mijn onderneming?

Ga kritisch te werk bij elk document dat je moet verwerken. Schrijf je bijvoorbeeld uit voor een nieuwsbrief als deze niet interessant voor je is, in plaats van telkens de mail te wissen of de nieuwsbrief bij het oud papier te gooien. Het vergt enig strategisch denkwerk, maar het zal je in de toekomst veel tijdsbesparing opleveren.

3. Leer plannen

Elke ondernemer heeft een drukke agenda: afspraken met klanten, opvolging van projecten, offertes maken… De administratie komt daardoor vaak op de achtergrond. Maak een haalbare planning op en blokkeer enkele tijdsblokken om bepaald vaste taken in te plannen. Breng je terugkerende (administratieve) taken eens in kaart en plan ze elke dag, week of maand in volgens een vast terugkeerpatroon.
Bij elke andere taak of opdracht bepaal je hoe belangrijk deze is en hoe dringend. Op basis daarvan kan je deze ook gaan inplannen, delegeren of elimineren op een logische manier.

4. Maak sjablonen op

Contracten, offertes en facturen zijn documenten die je heel vaak nodig hebt, en nog te weinig worden eerdere documenten hiervoor ‘gerecycleerd’. Zorg dat je enkele sjablonen hebt klaarstaan, zodat je heel snel en efficiënt een nieuw contract, nieuwe offerte of factuur kunt opmaken.

Geef elk dergelijk document ook een logische naam en nummering, zodat je alles heel snel terugvindt.
Tijd investeren in de optimalisatie van je administratie vergt misschien wat tijd, maar weet dat tijdswinst soms in de kleinste hoekjes verstopt zit. Zie het dus als een investering in de toekomst van je administratie en organisatie.