3 waardevolle tips voor een haalbare planning

Auteur: Nadine De Geyter, Timemanagement – focus – groei 

Veel mensen nemen niet de tijd om een planning op te maken. “Hoe helpt me dat in godsnaam verder? Ik houd me er toch nooit aan. Een goede planning vermindert de workload niet. Ik onthoud gewoon al mijn to-do’s en werk ze een voor een af. Trouwens, een strakke planning geeft me een beangstigend gevoel.” Herkenbaar?

Wat als ik je vertel dat je jezelf door te plannen extra tijd cadeau doet? Er zijn immers heel wat voordelen verbonden aan een planning. Je behoudt je focus en je hebt een houvast. Waar begin je? Met enkele handige tips kom je al een heel eind.

Hier volgen drie tips om productiever en efficiënter te werken. Pik er eentje uit en pas deze 21 dagen toe. Waarom 21 dagen? Dat is precies de tijd die je nodig hebt om een nieuwe gewoonte aan te leren.

Tip 1: Start je dag met een belangrijke taak

Laat je mailbox ’s ochtends dicht. Focus op je eigen prioriteiten en verspil geen kostbare tijd aan onbenullige dingen.

Begin elke dag met een grote taak die veel concentratie vraagt, werk dat je al te lang uitstelt, een project waar je tegenop ziet … De Amerikaanse schrijver, Mark Twain, noemt dat de levende kikker. Eat that frog, wordt wel eens gezegd. Slik aan het begin van elke werkdag een levende kikker door en dat positieve gevoel zindert de hele dag na. Je motivatie stijgt en je hebt meer energie om alles gedaan te krijgen.

Tip 2: Open je mailbox maar 2 tot 3 keer per dag

Heb je mijn eerste tip al in je dagelijkse routine opgenomen? Dan heb je vanmorgen al die ene levende kikker doorgeslikt. Proficiat! Na deze kickstart van de dag is het tijd om je mailbox onder de loep te nemen. Elimineer de frustratie en verleiding van constant binnenkomende berichten die naar jouw gevoel dringend op een antwoord wachten.

Pas de volgende twee stappen toe en beheer je mails efficiënt:

1. Voorzie dagelijks 2 tot 3 vaste tijdstippen waarop je binnenkomende mails bekijkt.
2. Lees elke mail één keer en wijs hem toe aan de juiste categorie. Facturen horen bij je betalingen, afspraken noteer je in je agenda, aanvragen voor offertes zet je in je takenlijst.

Zo krijg je direct een overzicht van wat je te doen staat. Dat creëert rust in je hoofd en zorgt ervoor dat je met meer focus kan werken aan je eigen prioriteiten.

Tip 3: Zet geen taken in je agenda

De kikker is ingeslikt en je neemt je e-mails op vaste tijdstippen door. Maar begint het te duizelen als je nu je agenda opent? Reserveer je agenda voor afspraken en zet er geen taken in. Plan een tijdsblok in je agenda om aan je taken te werken. De verschillende taken noteer je telkens in je takenlijst.

Een takenlijst geeft een duidelijk overzicht van de dringende en minder dringende to-do’s. Je ondervindt niet langer stress door het verschuiven van taken die je - alweer - niet hebt uitgevoerd. Elke afgevinkte taak geeft rust. Yes, I dit it!

Hopelijk vind je meer rust en structuur als ondernemer door deze drie tips toe te passen. Wil je nog meer overzicht? Dan is een opgeruimd bureau misschien iets waar jij nood aan hebt. Op mijn website kan je inschrijven voor een clean desk challenge.  

Wil je geregeld tips ontvangen voor een betere planning? Dan kan je je inschrijven voor mijn nieuwsbief. Begin volgend jaar krijg je een bundel met 20 tips toegestuurd!